1. Eingang erkennen
Rechnungen werden aus E-Mail, Upload oder Ablage uebernommen und dem passenden Lieferanten zugeordnet.
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KI-Automatisierung
Rechnungspruefung mit KI automatisieren
Rechnungen manuell zu pruefen kostet Zeit und ist fehleranfaellig. BonusKI baut kontrollierte Workflows, die Rechnungsdaten auslesen, mit Bestellungen vergleichen und Auffaelligkeiten fuer Menschen vorbereiten.
10 min -> 1 min
typische Bearbeitungszeit pro Rechnung
100%
jede Rechnung wird nach Regeln geprueft
Human-in-the-loop
Freigabe bleibt beim Menschen
Problem
Warum Rechnungspruefung oft liegen bleibt
Eingehende Rechnungen muessen gelesen, zugeordnet, mit Bestellung oder Vertrag abgeglichen und freigegeben werden. In vielen Unternehmen passiert das mit E-Mail, PDF, Excel und Rueckfragen zwischen mehreren Personen.
Positionsdaten werden manuell aus PDFs uebertragen.
Preis-, Mengen- oder Lieferantenabweichungen fallen zu spaet auf.
Freigaben sind schwer nachvollziehbar.
Doppelte Rechnungen oder falsche Kontierung kosten unnoetig Geld.
Ablauf
So kann ein sauberer KI-Workflow aussehen
Entscheidend ist ein kontrollierter Ablauf mit Regeln, Datenquellen, Ausnahmen und menschlicher Freigabe.
2. Daten auslesen
OCR und KI extrahieren Rechnungsnummer, Lieferant, Positionen, Betrage, Steuern, IBAN und Leistungszeitraum.
3. Abgleich durchfuehren
Der Workflow vergleicht Rechnung, Bestellung, Wareneingang oder Vertrag und markiert Abweichungen.
4. Freigabe vorbereiten
Unkritische Faelle werden vorbereitet, kritische Faelle gehen mit Begruendung an die verantwortliche Person.
KI-generiertes Symbolbild
Ergebnis
Was Unternehmen dadurch gewinnen.
Weniger Sucharbeit
Alle relevanten Rechnungsdaten und Pruefergebnisse liegen an einer Stelle.
Bessere Kontrolle
Abweichungen werden erklaert statt nur als roter Fehler angezeigt.
Nachvollziehbare Ablage
Freigaben, Pruefschritte und Ausnahmen koennen dokumentiert werden.
Haeufige Fragen
Kann KI Rechnungen automatisch freigeben?
Technisch kann ein Workflow unkritische Faelle vorbereiten. In der Praxis empfehlen wir bei Zahlungen und Abweichungen menschliche Freigaben, klare Schwellenwerte und nachvollziehbare Protokolle.
Braucht man dafuer ein neues Buchhaltungssystem?
Nicht zwingend. Oft startet ein Pilot mit vorhandenen E-Mails, PDFs, Tabellen oder Exporten. Eine spaetere Anbindung an Buchhaltung oder ERP haengt von API-Zugriff und Prozessreife ab.
Welche Daten sind kritisch?
Rechnungen koennen personenbezogene Daten, Bankdaten und Vertragsinformationen enthalten. Deshalb muessen Anbieter, Speicherorte, Berechtigungen und Freigaben vorab geklaert werden.
Diesen Prozess in Ihrem Unternehmen pruefen?
Wir klaeren mit Ihnen, welche Daten vorhanden sind, welche Freigaben noetig sind und ob ein schlanker Pilot sinnvoll ist.
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